Gestión de mantenimiento (CMMS)

El objetivo de Axional ERP/CMMS es gestionar de forma eficiente el mantenimiento de las instalaciones y maquinaria optimizando la utilización de los recursos disponibles (equipos y herramientas, recursos humanos, materiales) con el menor coste posible. Los procesos integrados del sistema proporcionan a los responsables de mantenimiento un control exhaustivo sobre todas las instalaciones y equipamiento, desde su adquisición hasta el fin de su vida útil.

Axional ERP/CMMS está adaptado para gestionar todo tipo de instalaciones, independientemente de su complexidad, desde un edificio único hasta una gran planta de producción. También permite la gestión del programa de mantenimiento de grupos de elementos, como por ejemplo las flotas de vehículos. Axional ERP/CMMS está diseñado para ser usado tanto por los departamentos internos de mantenimiento como por los servicios de asistencia técnica (SAT) que realizan el mantenimiento de terceros.

El sistema está totalmente integrado con la solución de movilidad Axional Mobile CMMS para que sea usado directamente por los operarios desplazados sobre el terreno.

Axional ERP/CMMS está formado por los siguientes módulos:

MÓDULO DE GESTIÓN DE ACTIVOS

El Módulo de Gestión de Activos contempla todo tipo de equipos y componentes, así como sus agrupaciones en sistemas y ubicaciones. Gestiona el ciclo de vida completo de los activos, desde su compra e instalación hasta su eventual sustitución, pasando por los ciclos de reparación. Toda la actividad realizada sobre un activo se registra en un “libro de máquina” que guarda el historial completo.

ESTRUCTURA JERÁRQUICA

Los activos se pueden organizar de forma jerárquica en diversos niveles, desde pequeños componentes hasta líneas de producción complejas. El sistema facilita la gestión a lo largo del tiempo de los recambios reparables, de los componentes y subconjuntos asociados a los activos.

UBICACIONES OPERATIVAS

Con este módulo, los usuarios pueden definir y gestionar las ubicaciones en las cuales opera un determinado equipo. Esta ubicaciones se pueden organizar formando grupos lógicos con estructura jerárquica. El módulo de Planificación puede generar las Órdenes de Trabajo tanto para la ubicación operativa como para un equipo específico de dicha ubicación.

MÓDULO DE GESTIÓN DE RECURSOS

PERSONAL

El sistema admite todas las posibilidades: personal propio de la empresa, personal de empresas de mantenimiento y especialistas individuales externos.

El modulo gestiona la información completa de los empleados, incluyendo su formación, costes por hora, requerimientos individuales de seguridad, etc. Al estar integrado con las aplicaciones corporativas, el sistema también conoce el horario laboral de cada empleado y su calendario de vacaciones.

HERRAMIENTAS

Con la información que proporciona este módulo, los responsables de mantenimiento pueden gestionar la disponibilidad de las herramientas y asegurar que se encuentren en situación totalmente operativa cuando se necesiten. Las herramientas se pueden reservar para las tareas planificadas y a través de las solicitudes de reparación.

Este módulo mantiene un historial de asignaciones de las herramientas y para los equipos de medida también mantiene el historial de calibraciones.

MÓDULO DE SUBCONTRATISTAS

Los costes derivados del personal externo son cada vez más importantes en todos los entornos de mantenimiento. El módulo de subcontratistas se encarga de gestionar la mano de obra externa (subcontratistas, servicios de asistencia técnica y especialistas externos).

Para el mantenimiento de flotas de vehículos, el sistema incluye diversas funcionalidades de gran utilidad:

• Los conductores pueden notificar las averías utilizando dispositivos móviles.
• Una vez registrada la incidencia, el sistema genera automáticamente una propuesta de actuación de acuerdo con la información de los subcontratistas:
  • Llamar al servicio de asistencia técnica (SAT) más cercano a la posición del vehículo.
  • Dependiendo del tipo de avería, llamar al servicio de asistencia técnica más especializado.
  • Asignar el operario interno con el perfil adecuado y con menor carga de trabajo asignada.
• Notificación automática a los conductores de las revisiones planificadas.

Este módulo se encarga de la gestión de la facturación de los contratos según dos modalidades: por intervención o bien periodificado en el tiempo (semanal, mensual, trimestral, anual, etc.)

MÓDULO DE PLANIFICACIÓN

Axional ERP/CMMS dispone de un sistema de planificación dinámica para crear y administrar las Órdenes de Trabajo en base al mantenimiento preventivo, a la inspección y al mantenimiento correctivo.

MANTENIMIENTO PREVENTIVO

Las Órdenes de Trabajo se crean y se planifican automáticamente de acuerdo con la información de los programas de mantenimiento preventivo. Se dispone de numerosas opciones para planificar dichas órdenes:

• Planificación en base al calendario, ya sea por fechas fijas o por tiempo transcurrido (según Gamas o guías de mantenimiento preventivo).
• Planificación según los medidores de los equipos, como por ejemplo: horas de funcionamiento, piezas producidas, kilometraje, etc.
• Generación de órdenes según averías o alarmas.
• Ajustes de planificación según el Plan de producción.
• Planificación oportunista, basada en la disponibilidad de la maquinaria o aprovechar las paradas de máquina para realizar tareas de mantenimiento preventivo.

La gestión de las Gamas o guías de mantenimiento preventivo contempla diversas funcionalidades:

• Se pueden asignar diversas gamas a cada equipo o máquina individual.
• Cada Gama se puede planificar de forma independiente.
• Axional ERP/CMMS admite la especificación de Gamas de gran complejidad. Los usuarios pueden incluir en ellas:
  • Descripción de procedimientos, protocolos y tareas.
  • Listas de comprobación (Check-lists).
  • Control de parámetros físicos (temperatura, presión, etc.), indicando el margen aceptable para los valores.
  • Adjuntar documentos, imágenes o vídeos.
  • Para cada tarea, los perfiles técnicos requeridos para los operarios.

Este amplio conjunto de información ayuda a los responsables de mantenimiento a garantizar que se siguen rigurosamente los procedimientos y protocolos por parte de los operarios durante las revisiones o reparaciones de los equipos, incluso por parte de personal de reciente contratación.

ÓRDENES DE TRABAJO

Para obtener el máximo rendimiento de los recursos e incrementar la productividad, es imprescindible que los responsables de mantenimiento puedan gestionar eficientemente las solicitudes de reparación, las asignaciones de personal y de recursos así como su planificación. Axional ERP/CMMS usa las Órdenes de Trabajo para hacer el seguimiento y control de todos los aspectos relacionados con los trabajos realizados sobre un activo, desde instalación de un nuevo equipo hasta la gestión de paradas críticas de una instalación.

Una vez creada la orden de trabajo, el módulo de planificación la divide en tareas individuales y las asigna al operario más indicado haciendo concordar los tipos de tarea con los perfiles técnicos y verificando la disponibilidad. Cuando se necesitan servicios externos, se utiliza el módulo de Subcontratistas para asignar el servicio de asistencia (SAT) más apropiado para la orden de trabajo. Siempre que sea posible, el sistema agrupa las órdenes de trabajo y las planifica de forma conjunta para reducir el tiempo de no disponibilidad de las máquinas.

Los planificadores pueden definir y secuenciar las tareas para diversas máquinas en base a su ubicación operativa. El sistema les muestra los calendarios con las fechas de inicio/fin, ilustrando los turnos, los festivos y las vacaciones. Estos calendarios se pueden visualizar por mes o por día, mostrando el total de horas laborables disponibles.

Asimismo, las tareas de las órdenes de trabajo, reservan las herramientas asociadas. Las asignaciones propuestas por el sistema se pueden revisar y modificar por los planificadores y gestores, utilizando un módulo de workflow.

Una vez generadas, las órdenes de trabajo se pueden imprimir, adjuntando, si se desea, toda la documentación técnica asociada a las Gamas o a la propia máquina. Utilizando Axional Mobile CMMS toda información y documentación se puede consultar directamente sobre el terreno a través de dispositivos móviles. Cuando las órdenes se asignan a servicios externos, el sistema puede notificarlas automáticamente via SMS, correo electrónico, mecanismos B2B (WebService, Portal) o fax.

SOLICITUDES DE REPARACIÓN

El sistema permite que los operarios de planta designados envien solicitudes a los planificadores de mantenimiento. También pueden hacer el seguimiento de sus solicitudes desde el momento de su recepción/aprobación hasta su cierre. Las solicitudes de reparación se pueden introducir directamente como una transacción del sistema, también mediante un correo electrónico o a través de un navegador Web o de dispositivos móviles.

Una vez se acepta la solicitud, se asigna el técnico disponible o a través de módulo de subcontratistas se propone el SAT más adecuado al tipo de solicitud. Los planificadores integran las solicitudes en la planificación de mantenimiento con el objetivo de mejorar el tiempo de respuesta y reducir el tiempo de no disponibilidad de los equipos.

SEGUIMIENTO DE LOS TRABAJOS

Axional ERP/CMMS mejora enormemente la capacidad de una empresa para gestionar y realizar el seguimiento de las solicitudes de reparación, los operarios asignados y los materiales o repuestos empleados. Todos los aspectos relativos a los trabajos realzados sobre un activo se registran a través de los Partes de Trabajo:

• Registro de tiempos: Tiempo de respuesta, Horas de cada operario, Tiempo de máquina parada así como otros datos definibles por los usuarios.
• Registro de costes: De las horas-hombre, de los repuestos y de los materiales.
• Distribución de costes: Los operarios que registran los datos en el Parte, pueden asignar fácilmente las horas-hombre y los costes de repuestos y materiales a un cliente, a una planta, a un departamento, a un centro de costes o a cualquier agrupación definida por el usuario.
• Registro de causas. El sistema admite que el usuario defina sus propios códigos de causas, de fallos y de acciones correctivas, específicas para cada tipo de activo.

Los planificadores tienen a su disposición una información muy completa: Plan de trabajo, distribución por periodos de los costes, horas-hombre, materiales, análisis de fallos frecuentes, etc. Pueden consultar rápidamente las Órdenes abiertas utilizando cualquier campo como filtro de búsqueda. También pueden organizar la visualización de la información: por ejemplo, ver todas las Órdenes o solamente las Órdenes asignadas a un determinado operario.

MÓDULO DE COMPRAS Y GESTIÓN DEL INVENTARIO

Conseguir que las empresas mantengan un nivel óptimo del inventario de repuestos y materiales es uno de los objetivos del sistema Axional ERP/CMMS. El módulo de Compras inicia el proceso de solicitud de materiales contra una Orden de Trabajo y realiza el seguimiento de su entrega y de los costes de cada componente. Su base de datos de repuestos centraliza toda la información, incluyendo datos no estructurados como esquemas, imágenes, etc.

Las solicitudes de compra o los pedidos se generan tanto para los materiales como para los servicios externos. Las solicitudes se pueden convertir en pedidos de forma automática y, cuando sea necesario, los usuarios pueden crear pedidos especiales introduciendo simplemente la descripción de los elementos a comprar que no constan en la base de datos.

Algunas de las funcionalidades de este módulo son:

• Control de la fecha de caducidad de los suministros.
• Numerosas opciones para calcular la valoración del inventario: último precio, precio medio o precio estándar.
• Utilización del inventario rotativo.
• Procedimientos simplificados para gestionar los casos especiales: devoluciones, cancelaciones totales o parciales, dividir cantidades de una de las líneas de pedido, aplicar descuentos individuales, etc.
• Uso de los códigos de barras para gestionar los repuestos.
• Impresión de etiquetas.

El ciclo de compras está totalmente integrado con las aplicaciones financieras, ya sean de Axional o de terceros, permitiendo el cuadre doble (Pedido/Factura) o triple (Pedido/Albarán/Factura). El estado del almacén se actualiza automáticamente y los costes incurridos en una Orden de Trabajo se transfieren al sistema financiero y se asocian al centro de coste apropiado.

INFORMES Y ESTADÍSTICAS

El sistema proporciona todo tipo de informes para facilitar la gestión de los recursos de la empresa, incluyendo indicadores clave (KPI) de las instalaciones y otras métricas para evaluar la efectividad de las operaciones y optimizar la toma de decisiones organizativas.

Los informes se pueden visualizar en una pantalla, en un dispositivo móvil o exportarlos (PDF, Excel,…). Algunos de los informes predefinidos son:

• Comparación en tiempo real de los presupuestos frente a los datos actuales o históricos de las órdenes de trabajo.
• Informe detallado por operario individual, incluyendo absentismo, vacaciones y horas no asignadas.
• Datos de las inspecciones para ayudar en el mantenimiento predictivo.

El módulo almacena el historial de mantenimiento de las instalaciones y activos. Incluye resúmenes de mantenimiento preventivo, reparaciones, rehabilitaciones, modificaciones, adiciones, construcciones y de cualquier otra intervención que afecte a la configuración o estado de los activos. Se registran también todas las órdenes, tanto las completadas como las canceladas. Los historiales de mantenimiento son de gran utilidad para dar apoyo a las técnicas de mantenimiento proactivo tales como el análisis de la raíz de las causas (RCA root-cause failure analysis) o la ingeniería de la fiabilidad de sistemas.