Construcción e Ingenieria

Las soluciones Axional ERP/CEMIS se ajustan rápidamente a una organización móvil como la suya.
Axional ERP ha sido diseñado a partir de un modelo empresarial de “las mejores prácticas” y con arquitecturas tecnológicas de mercado. Por ello, le proporciona la flexibilidad para implementarlas o para reconfigurar rápidamente sus procesos de negocio y flujos de trabajo.

Gracias a su infraestructura de recursos y unas comunicaciones adecuadas, Axional ERP/CEMIS puede ser desplegado en un entorno distribuido de procesos de negocio y procedimiento de trabajo, (Obras, Casetas de venta, etc.), el cual pueden extenderse a lo largo de múltiples regiones geográficas de forma simple, económica, segura y ágil.

CARACTERÍSTICAS

Axional ERP/CEMIS agiliza la gestión de las actividades de construcción. Acelera las aprobaciones, gestiona la retención y controla el flujo de liquidez. Permite realizar el seguimiento de las actividades de un proyecto de construcción e ingeniería de forma adaptada a las necesidades de cada empresa, en tiempo real y en un entorno sin papeles.

Las características de Axional ERP/CEMIS comprende todo el ciclo de gestión mediante soluciones específicas para los sectores de la construcción, ingeniería e instalaciones. Se adapta fácilmente a las necesidades de cada empresa, y proporciona acceso a toda la información necesaria para la toma de decisiones de manera ágil.

Axional ERP/CEMIS ofrece soporte desde los procesos de iniciación y generación de oportunidades de negocio. Para ello, se integra con Axional CRM y Axional Sales Force, proporcionando un punto centralizado de interacción con el cliente mediante dispositivo móvil, que simplifica la organización de las tareas comerciales y agiliza la coordinación del equipo comercial.

Para cada licitación a la que la empresa se presenta, en los sectores público o privado, se contempla la gestión de toda la vida comercial del proyecto, hasta la adjudicación de la obra. Cada licitación, se relaciona con la oferta u ofertas presentadas, la información de la oferta refleja todos los requerimientos técnicos y económicos, así como puntos fuertes y debilidades respecto a los requerimientos de la oferta o los competidores.

La presupuestación se define a partir de un modelo de datos que permite incorporar de manera flexible la estructura diseñada para el control económico de proyectos. Asimismo, Axional ERP/CEMIS permite incorporar presupuestos confeccionados en otras herramientas y vice-versa.

Para la planificación temporal, Axional ERP/CEMIS dispone de un planificador de tareas, que a su vez se integra con herramientas de gestión de proyectos del mercado.

La planificación económica y temporal de los proyectos se amplía con aspectos de producción, como la programación de materiales, capacidad y recursos humanos.

Axional ERP/CEMIS, a partir del desglose económico y de producción en partidas presupuestarias, permite controlar los procesos de ejecución de los proyectos. Los circuitos documentales y de aprobaciones de documentos de compras se integran con el control económico. Las mediciones y certificaciones se agregan al control de ejecución de las partidas, obteniéndose un punto de vista que compagina seguimiento económico y de ejecución, con trazabilidad de las modificaciones realizadas.

Axional ERP/CEMIS proporciona a los directores y jefes de un proyecto funcionalidades que permiten realizar el seguimiento y análisis de la ejecución de una obra, tanto desde la perspectiva de ingresos y gastos imputados al proyecto, desde los puntos de vista de precios de venta como de precios de costes, complementado con el grado de avance de la obra por las distintas partidas presupuestarias de un proyecto inicial, modificado y complementarios del mismo, así como su plazo de ejecución.

Para el conjunto de la actividad gestionada, se obtiene una visión real de la rentabilidad de todos los proyectos en combinación o individualmente.

Axional ERP/CEMIS incide en las siguientes áreas clave:

• Gestión de la relación con el cliente
• Concursos, oportunidades y ofertas
• Presupuestación
• Planificación de proyectos
• Control de ejecución
• Gestión del proceso de compras y subcontratación
• Calidad
• Reporting
• Proyectos de garantías y mantenimiento de proyectos
• Procesos de soporte

PROCESOS DE GESTIÓN DE PROYECTOS

• Integración con Axional CRM y Axional Sales Force, con características orientadas específicamente a las problemáticas de los sectores abarcados.
• Gestión de licitaciones donde se registran todas las oportunidades de negocio.
• Presupuestación a partir del modelo de datos de control presupuestario, mediante un desglose en partidas presupuestarias.
• Integración de los circuitos documentales y de aprobaciones de documentos de compras con el control económico de los proyectos.
• Disponibilidad en tiempo real de los costes presupuestados, aplicados y disponibles de cada partida.
• Control de mediciones de producción y certificaciones. Integración con plan de facturación.
• Trazabilidad de todo el proceso de ejecución del proyecto. Procesos de selección de ofertas, entregas de los aprovisionamientos, certificaciones, modificados y complementarios de un proyecto.
• Control de procedimientos de calidad. Informes de obras, fotografías de avance de obra, etc., toda la información relativa a la normativa externa e interna de calidad del personal interno o externo subcontratado.
• Seguimiento y control de los procesos de post-entrega vía un repositorio centralizado de todas las incidencias o mejoras solicitadas, junto con las actuaciones realizadas.
• Integración con Axional CMMS para la gestión del mantenimiento de los proyectos.

PROCESOS DE SOPORTE

En general los procesos de soporte de las empresas de estos sectores tienen una complejidad específica, entre otros aspectos:

• Capacidades multi-divisa, multi-proyecto, multi-empresa y multi-almacenes.
• Procesos que abarcan múltiples empresas, pertenecen a uno o varios grupos entre ellas, o se configuran mediante uniones temporales de empresas, suponen la gestión de procesos interempresa de compra y venta entre ellas que requieren de procedimientos específicos y automatizados para evitar incidencias en la información y en la productividad administrativa.
• Disponen de procesos financieros complejos dado que los proyectos, concesiones, etc., requieren de procesos de financiación, planificación financiera y gestión de tesorería complejos, para ello, Axional ERP/CEMIS dispone de funcionalidades que permiten el soporte de los mismos.
• El modelo de datos de Axional ERP/FI está presente en Axional ERP/CEMIS, de tal forma que permite identificar cualquier documento, registro y asiento contable por entidades contables asimilables al modelo de partidas presupuestarias, permitiendo consultas específicas como, deuda pendiente de una obra, procesos de validación de IVA pendientes de obras en ejecución, etc.
• Axional ERP/CEMIS dispone de las funcionalidades de Workflow de Axional ERP, así como las de gestión documental y colaborativa.
• Alertas vía cuadro de mando, e-mails, SMS, análisis gráficos, etc.

FUNCIONALIDADES

GESTIÓN DE RELACIÓN CON EL CLIENTE

La integración con Axional CRM permite implementar estrategias de marketing, de gestión de la fuerza de ventas y lanzamiento de acciones comerciales de manera dinámica. Asimismo, permite llevar a cabo servicios de soporte y post-venta de manera eficaz, disponiendo de un repositorio centralizado de información, lo cual redunda en menores costes de implantación y mantenimiento, así como en reducción de posibles errores.

El sistema cumple los más exigentes requisitos de cualquier fuerza de ventas. Sus funciones incluyen:

• Planificación (agenda)
• Preparación de visitas
• Gestión de la visita
• Reporting
• Gestión de clientes
• Catálogo de productos y servicios
• Herramientas
• Sincronización

El sistema adapta el módulo de venta asistido de Axional Sales Force, el cual guía al representante durante la interacción con el cliente y le facilita alcanzar los objetivos previstos en una visita. Este asistente informatizado utiliza el concepto de Actividad como una potente herramienta para vincular acciones y tareas con la agenda de la fuerza de ventas.

Toda la actividad de ventas está organizada a través de acciones que son asignadas a los representantes para ser realizadas de cara a determinados clientes. Una acción es un conjunto de tareas que necesita un conjunto polivalente de datos para ser completada. Las acciones pueden ser de una sola ejecución o repetitivas. El gestor de ventas define acciones y programa su calendario de ejecución. Las acciones se asignan de forma manual o automática a la fuerza de ventas.

La agenda del vendedor se construye automáticamente a partir de las acciones asignadas. Los representantes a su vez pueden añadir sus propias tareas y bajo ciertas condiciones modificar el tiempo de ejecución para adaptarse a las necesidades del cliente.

La agenda se sincroniza automáticamente tanto para recibir nuevas asignaciones o clientes como para notificar al sistema central de las actividades completadas.

La gestión de ofertas de proveedores permite a la organización el seguimiento completo del ciclo de solicitud, oferta, valoración comparada y decisión de compra. Los proveedores pueden consultar las licitaciones de contratación en curso, incrementándose la agilidad y visibilidad a lo largo del ciclo de contratación, lo cual redunda en menores costes de subcontratación y compras.

El sistema proporciona:

• WEB Services de publicación de los artículos que se desean adquirir.
• Notificación electrónica a los proveedores habituales del concurso confeccionado.
• Interfaz WEB para que el proveedor se conecte directamente al sistema a fin de informar: precios, descuentos, adjuntar imágenes de los productos, documentación técnica, etc.
• Gestión de los perfiles de seguridad para el acceso de proveedores.
• Sistema de análisis comparativo entre los diversos proveedores.
• Propuesta de adjudicación del proveedor para uno o varios artículos.
• Notificación electrónica a los proveedores del resultado del concurso.
• Generación de las tarifas de compras en base a los datos recibidos del proveedor.
• Posibilidad de generar pedido abierto o bien programación periódica en base a la estacionalidad de los productos.

Imputación de ingresos y gastos

El área de presupuestos de Axional ERP/CEMIS recibe datos económicos tanto desde los módulos en los que se registran documentos relacionados con los proyectos de construcción; como documentos de compras y ventas (pedidos, albaranes, suministros, expediciones, facturas, etc.), el subsistema de caja, consumos de almacén, o movimientos registrados manualmente en las partidas del presupuesto.

Cada partida dispone de un área de ingresos y gastos, donde se identifica el origen de cada movimiento, lo cual facilita la posterior consulta por parte del usuario.

Todos los movimientos de ingresos y gastos actualizan los importes imputados agregados de la partida. En el caso de movimientos cuyo origen son documentos de gestión, a medida que éstos avanzan a lo largo del flujo documental de los circuitos de compras o ventas, su evolución se refleja automáticamente en el estado de aplicación de los ingresos y gastos de la partida/s a las que se imputan.

Asimismo, los workflows de aprobaciones de cada documento permiten o no la agregación de importes sobre una partida. Esta vinculación se establece también desde el presupuesto respecto a las validaciones de workflows de documentos. Por ejemplo, teniendo en cuenta el importe presupuestado vs. el importe disponible de la partidas.

La información económica de ingresos y gastos de un proyecto se divide en dos estados, cada uno de los cuales corresponde a un nivel de aplicación. Esta división permite comparar el grado de evolución de ingresos y gastos un proyecto respecto al importe presupuestado de manera más fiel al progreso del mismo.

• Importe Comprometido

Estos movimientos se originarán a la validación de los documentos de gestión, por ejemplo, acuerdos, solicitudes, pedidos, albaranes, suministros, expediciones, etc.

• Aplicado

Estos movimientos se originarán a la validación de las facturas, de compras o ventas, o desde los distintos módulos de finanzas que interactúan con inversiones. También podrán ser introducidos manualmente sobre la propia tabla.

Mediante el control de ingresos y gastos a nivel de partida se obtiene un mayor detalle del grado de avance de la imputación económica, de un modo simple y ágil. Lo cual supone un ahorro de tiempo para el usuario, además de garantizar la integridad de la información.

Gastos y horas

De cara a la imputación directa de horas y gastos de empleados, se dispone de un maestro de conceptos de imputaciones de tipo Hora o Gasto, a los cuales se puede asociar a una cuenta contable a la que contabilizar los importes introducidos.

Para el caso de imputaciones de gastos por horas de empleados, se dispone de un maestro de tarifas por conceptos de imputación de horas.

Límite presupuestario

Axional ERP/CEMIS permite restringir la superación de las cantidades económicas presupuestadas. Asimismo, admite porcentajes o importes de superación. Cualquier restricción de importes se puede aplicar a nivel global por presupuesto, o en cualquiera de los niveles de partidas, respecto al importe agregado de las partidas de nivel inferior con relación de dependencia respecto a la partida en la que se realiza el control de importe.

Esta funcionalidad permite que pese a que algunas partidas puedan estar superando el límite presupuestado, y por ello bloqueada la imputación de más gastos; no supere el importe presupuestado asignado a nivel de presupuesto se admitan nuevos gastos en otras partidas.

Informes de seguimiento

Se dispone de un amplio número de informes y formatos de impresión predefinidos sobre el seguimiento de presupuestos.

• Centrado
• Presupuestos en curso
• Detalle de ingresos y gastos según grado de ejecución y origen

Control de costes

Axional ERP/CEMIS permite la adecuada segmentación y tratamiento de los costes e ingresos relacionados con cada Proyecto / Obra. Permite obtener en tiempo real una imagen precisa de los volúmenes económicos presupuestados, comprometidos o efectivamente consumidos, según el avance del proyecto u obra, junto con análisis detallados sobre calidad, documentación, unidades de actividad u obra, etc.

Además de los gastos imputados directamente a un proyecto, el control de costes tiene en cuenta los siguientes aspectos:

• Compras indirectas, distribución por distintos proyectos.
• Imputación de costes indirectos y estructurales, abarcando diferentes criterios de reparto: porcentaje, según volumen de costes directos, etc.
• Traspasos de material/costes entre proyectos.
• Cálculo de costes financieros por diferencias entre consumo de recursos/pagos vs. facturación/ingresos.

Análisis de costes:

• Gestión del cash flow por proyecto y por unidad organizativa.
• Análisis y comparativos de costes y desviaciones por proyecto, concepto de gasto, unidades organizativas.

Siendo crítico para anticipar cualquier incidencia futura, o mejora en coste. Axional ERP/CEMIS permite estadísticamente realizar un desglose de coste, tanto bottom-up como top–down, realizando una previsión de ingresos y gastos de acuerdo a las curva estimadas de evolución de proyectos.

Control de ejecución

Expedientes

Dentro de una obra, los partidas se agrupan en contratos Expedientes, de esta forma disponemos de una doble visión, Expediente y obra como agrupación de varios contratos, los cuales pueden ser de diferentes clientes, importes, y métodos y plan de facturación distintos. Permiten realizar el seguimiento por contrato y anualidad.

Ejecución

Cada partida dispone de un control de ejecución y certificaciones. El control de ejecución permite introducir las mediciones de ejecución, de cara a evaluar el grado de realización de cada partida, y comparar la evolución de la ejecución con las certificaciones y el control económico de cada partida.

Certificaciones

Axional ERP/CEMIS permite llevar un completo seguimiento de las certificaciones asociadas a proyectos en aquellos casos que sea necesario. Como medida básica de las certificaciones, se contempla el porcentaje de certificación y las unidades de producción.

A partir del detalle de certificaciones, se actualiza la información agregada de unidades e importe certificado por partida, obteniéndose el importe total de ingresos y gastos certificados de la partida.

Respecto a la fecha de cada certificación, se controla que no se dé de alta una certificación cuya fecha pertenezca a un periodo cerrado.

Control desde el punto de vista de Jefe de Obra

Partiendo de las opciones de seguimiento económico y de ejecución de presupuestos, el jefe de obra dispone de las siguientes opciones de seguimiento sobre mediciones:

De Venta:

• Presupuesto Venta, (con el detalle del histórico)
• Producción
• Certificación

De Coste:

• Presupuesto de coste, (con el detalle del histórico)
• Coste de la Producción
• Otra medición libre

Gestión del riesgo

Axional ERP/CEMIS facilita la gestión de riesgos. Existen listas que muestran los certificados expirados de seguros para los subcontratistas de la obra. Los incidentes en la obra pueden reportarse y resolverse de forma actualizada.

PROCESOS DE CIERRE

Cierres de presupuestos

Axional ERP/CEMIS dispone de procesos automatizados de cierre parcial y cierre anual que permiten realizar cierres parciales sobre presupuestos, y dentro de cada presupuesto, de sus expedientes y partidas. Mediante estos procesos, se obtiene una fotografía de la situación del presupuesto, expedientes, y partidas hasta la fecha de cierre.

Asimismo, en las mediciones y certificaciones realizadas con fecha anterior a la fecha de cierre, se informa tal fecha, lo cual impide que se realicen modificaciones sobre los registros en los que se informa.

Facturación de ventas

El sistema nos permite disponer de varias formas para la facturación de ventas:

• Introducción de mediciones de certificación y (que veremos más adelante), previsión por curvas estimadas de construcción.
• Por hitos con un plan de facturación. Previsión de facturación de acuerdo con las condiciones de contrato.

Plan de facturación

El usuario dispone de un cuadro resumen de plan de facturación de ventas, en el que se incluye la relación de proyectos en curso y detalle del plan de facturación:

• Proyecto
• Agrupación de partidas
• Cliente
• Concepto
• Fecha factura prevista
• Importe
• Fecha factura real
• Albarán
• Factura

Dotación de provisiones

Axional ERP/CEMIS permite la dotación de provisiones en función de grados de avance/certificaciones, facturaciones pendientes y proyecciones de cierre, a fin de obtener una foto real de los proyectos.

Estados

Control de evolución de estados a nivel de presupuesto, partidas y expedientes, en cuanto a capacidad para asignar importes presupuestados o imputar ingresos y gastos.

GARANTÍAS Y MANTENIMIENTO DE PROYECTOS

La gestión y control de los procesos de post-entrega y garantías de los proyectos puede ser tan importante como la de los propios proyectos. Generalmente se realizan aperturas de partidas o presupuestos específicos para esta tipología de proyecto, dado la dificultad que implica la planificación de las acciones a realizar en la mayoría de las ocasiones.

Para el seguimiento y control de los procesos de post-entrega y garantías de los proyectos Axional ERP/CEMIS se integra con el modulo de reclamaciones/incidencias de Axional CRM, para disponer de un repositorio centralizado donde informar todas las incidencias o mejoras solicitadas, así como las actuaciones realizadas. De tal forma que todas las incidencias y mejoras, así como lista de repaso, se centralizan para tener una única visión y seguimiento de reclamaciones.

Para la gestión de las actuaciones realizadas desde el punto de vista del mantenimiento, se dispone de Axional CMMS, con la posibilidad de vincular las actuaciones desarrolladas, con el proyecto de soporte post-entrega creado ad hoc.

FINANZAS

Gestión de avales

La gestión de avales en garantía que permite la introducción de los avales y las condiciones financieras pactadas. Permite la introducción de tramos con distintas condiciones y fechas de validez a partir de los cuales el sistema calcula de forma automática las comisiones e intereses a pagar por cada aval, generando de forma automática los movimientos de tesorería correspondientes a la espera de que estos se concilien con el extracto bancario.

Las características básicas de la gestión de avales incluyen:

• Control de avales solicitados y avales otorgados.
• Registro y actualización de las condiciones de los avales.
• Generación de previsiones por comisiones de avales.

Validación de impuestos

En el sector de la construcción es factible encontrar casos tales que los registros de impuestos, IVA y/o retenciones, de facturas emitidas o recibidas no se validen hasta el momento de la certificación parcial o total de la obra realizada. Cuando se formaliza dicha certificación se contabiliza o valida el IVA correspondiente.

Para ello, el módulo Axional ERP/FI – Impuestos dispone de un proceso de validación automática de impuestos que contabiliza el IVA.

El proceso tiene en cuenta posibles casos de distintos porcentajes de aplicación, en los cuales se contabiliza la diferencia de IVA. Por ejemplo, hipotéticamente la contabilización del IVA no validado se realiza durante un mes tal que el tipo impositivo del impuesto sobre el valor añadido es el 16% y la contabilización de la validación del IVA durante un mes posterior tal que el tipo impositivo ha pasado a ser del 18%. En tal caso, el importe de la diferencia por distintos tipos de aplicación del IVA se anotará en la cuenta contable del tercero.

Cash flow real y previsto por obra

Cash-Flow real

El modelo de datos de Axional ERP/FI está presente en Axional ERP/CEMIS, de tal forma que permite que asociar a partidas presupuestarias los orígenes o aplicaciones de los movimientos del extracto bancario con reflejo en Axional ERP/FI – Tesorería, vinculados a ingresos o gastos por proyectos presupuestados.

Cash-Flow previsto

El Cash-Flow previsto se obtiene mediante proyecciones de presupuestos en tesorería. El presupuesto de tesorería es una herramienta flexible de Axional ERP/FI – Tesorería mediante la cual se ejerce control presupuestario sobre la tesorería en firme pendiente de conciliar y la tesorería a medio plazo.

La información de presupuestos de proyectos de construcción e ingeniería se integra en la tesorería a medio plazo, completando la previsión de flujos de tesorería, con los importes disponibles de los presupuestos de proyectos de construcción e ingeniería, es decir, los importes no comprometidos ni ejecutados.

Axional ERP/CEMIS permite generar previsiones a partir de los devengos en las partidas y seguimiento tesorero a partir de los cash flows previstos y realizados de proyecto.

De este modo, se obtiene una planificación de tesorería más ajustada a los compromisos de ingresos y gastos previstos a partir de los proyectos para los que se definen los presupuestos.

BENEFICIOS DESTACADOS

Ahorro de costes

• Workflow de autorizaciones, de tal forma que si un circuito no cumple las reglas preestablecidas saltan las alertas diseñadas para que los correspondientes responsables autoricen o no la variación realizada por el usuario.
• Seguimiento en tiempo real del gasto vs. presupuestos con el nivel de detalle o agregación deseado. Y sistema de alertas para poder reaccionar al momento, reduciendo cualquier retraso potencial.
• Minimiza el tiempo y los errores en la introducción de imputaciones de ingresos y gastos sobre presupuestos.
• Reducción del tiempo dedicado a tareas de gestión de imputación de horas y de backoffice en general.
• Gestión centralizada y flexible de perfiles de usuarios con múltiples niveles de permisos/seguridad.
• Abarca el ciclo de gestión completo en un sistema y un estándar para toda la compañía, reduciendo la curva de aprendizaje de los nuevos empleados.

Gestión de la información

• Gestión del conocimiento integrada en el repositorio de datos.
• Proporciona mejor información resumida a dirección de obra y jefes de obra con posibilidad de navegación a detalles.
• Información detallada por actividad que facilita la asignación de responsabilidades e incentivos por la contribución para que el proyecto sea completado a tiempo y dentro del presupuesto.
• Señala posibles áreas conflictivas, identifica y notifica las variaciones en el momento en que se producen.
• Ofrece soporte para el reconocimiento de ingresos no facturados.
• Capacidad de apoyo en la toma de decisión y gestión hacía Organismos.

Gestión de procesos

• Mejora del proceso de gestión de oportunidades / Licitaciones.
• Gestiona todos los aspectos de los contratos permitiendo realizar bajo plazo los compromisos adquiridos.
• Gestión unificada de los ciclos de subcontratación y compras de material, incorporando los procedimientos correspondientes (work-flow de procesos).
• Mejora del seguimiento y control de la calidad de subcontratación por proveedor y tipo de actividad. Este aspecto contribuye a mejorar la gestión de la subcontratación, especialmente en lo que respecta a control de calidad.
• Automatización de imputaciones a partidas de Costes Indirectos, Provisiones y Estructura.
• Fácil incorporación de modificaciones y revisiones de precios mediante expedientes independientes.
• Seguimiento consistente de la evolución de los márgenes previstos, gracias a la capacidad de planificación y replanificación de costes.

Gestión financiera

• Mejora de la gestión de la liquidez disponiendo estimaciones de los requisitos de liquidez, a nivel global, por cuenta, proyecto, etc.
• Mayor agilidad y consistencia en la validación de IVA gracias a la integración con Axional ERP/FI y proceso automático de validación y contabilización de impuestos.
• Disponibilidad de detalle de cobros y retenciones.